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用现代化手段,信息化技术为降本增效添砖加瓦——记降本增效先锋部门信息部

发布时间:2019-06-26    点击数:25

公司为加强企业信息化建设,突出信息技术在提高生产质量、降低成本以及改善企业经营管理水平等方面的作用,2018年8月,信息部正式成立。在成立不到一年的时间里,海蓉、海汇、金蓉大厦三地在管理流程优化,视频会议通讯,物流门房无人值守,CSV管理体系建设等方面取得了质的飞跃,三地信息化建设的步伐正有条不紊的开展,各项工作也初具成效。

据统计,自信息部成立以来,共计开发、优化OA流程24项,内容涵盖了财务类的费用报销、各种费用类型的付款申请;项目类的立项、招标文件审批;人力资源类的加班、假期审批、培训申请、新员工入职及转正、劳动合同续签;供应类的各种物料资产采购、合同会签;研发类的文件审批等。将传统线下签字的工作审批流程,通过信息化方式实现电子审批,结合企业相关管理制度固化了工作审批流转节点,并有效的解决了传统签字审核异地无法及时签批的问题,提高了日常工作审批授权效率,平均用时由原来的2至3天缩短至半天甚至10分钟便能完成签批,同时,业务完结时通过数据库存档可以对发生的业务提供有效的追溯和归档管理,实现了无纸化办公,大大提高了工作效率。

今年,正值海蓉“降本增效,从我做起,从点滴做起”活动在全厂如火如荼开展之际,信息部也结合自身的工作实际为降本增效做出了自己的贡献。为了解决海蓉、海汇、金蓉三地会议同步召开以及减少参会人员因为异地参会造成的时间浪费,车辆使用开销偏大等问题,信息部自成立之初,便重点着手解决三地视频会议系统部署问题。通过需求收集、市场调研、架构搭建、系统部署、上线测试、问题反馈、优化改进等一系列举措,最终完成了三地视频会议系统部署,大大提高了日常会议召开的效率,节约了一大笔可观的费用。据公司派车专员讲到,在视频会议系统未部署之前,几乎每天都会因为各部门组织的会议进行派车,有时因为参会人员较多的缘故,公司车辆不够用,还会外租车辆,一辆7座的商务车,从都江堰往返双流一次大概需要400元左右,考斯特的费用就更贵了。视频会议系统未部署之前,人员因为往返开会,几乎会消耗一天的时间,其他工作也会搁置,此外,公司的驾驶员也会因为会议缘故,超负荷往返三地。现在,三地视频会议系统的成功部署,不仅解决了以上问题,也为我们后续工作的开展提供了良性循环。

公司据信息部负责人吴泞君介绍,前段时间,信息部重点开展了海汇物流门房无人值守项目,该项目主要是通过系统集成,将监控系统入侵检测、红外传感探测、远程操控等功能相结合,有效提升海汇物流门房安全等级,实现外部人员入侵提前预警提示、警报警示、远程喊话等功能,让正门房安保人员及时观察到物流门房人流、车流动向,真正意义上实现了无人职守。目前海汇物流门房已经实现了无人值守,撤销了经警队白天值班岗哨,通过信息化的方式减少了人员编制,有效的起到了降本增效的作用。

当然,信息部在CSV管理体系方面,也做了大量的工作,从计算机化系统完整生命周期出发,建立较系统较完善地全过程管理体系,编写16个计算机化系统管理类SOP,实现该管理体系从无到有的突破。

信息部,虽然是一个新生的部门,但是在降本增效、为公司谋发展方面,他们一点都不含糊,正用现代化的手段,信息化的技术为公司的发展贡献自己的力量。